Qué comprobar cuando llega el pedido
Una entrega puede cuadrar en número de cajas y contener una referencia distinta, dos lotes o una fecha que no encaje con tu ritmo de venta. Revisa marca, denominación, formato, unidades y estado de los envases antes de dar entrada definitiva al producto. Relaciona el resultado con el pedido y el albarán.
Para un barril, comprueba también que corresponde al sistema de conexión de tu instalación. Si una etiqueta no se lee, una unidad pierde líquido o faltan instrucciones necesarias para conservarla, separa la mercancía afectada del stock disponible y pide una aclaración al proveedor. Registra lo que observas, sin atribuir una causa que no hayas comprobado.
Trazabilidad: conectar proveedor, partida y ubicación
El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 exige trazabilidad alimentaria y que el operador pueda identificar a su suministrador y disponer de sistemas para facilitar esa información a las autoridades. Un nombre comercial, por sí solo, no permite distinguir dos partidas.
Nuestra propuesta para la recepción es una línea por referencia y lote. Conserva el vínculo con el albarán, la cantidad recibida y la ubicación. Si el mismo lote está en cámara y almacén, registra ambos destinos. La ficha de esta guía es una herramienta de trabajo adaptable al sistema del establecimiento; sus campos no se presentan como un modelo legal único.
Fechas y conservación: dos comprobaciones diferentes
La AESAN distingue consumo preferente, relacionado con la calidad en condiciones correctas de almacenamiento, y caducidad, que marca un límite de seguridad para alimentos muy perecederos. Copia el tipo de fecha y el dato tal como figuran en el envase: no conviertas un mes y año en un día inventado.
Comprueba por separado las instrucciones de conservación de esa cerveza. No asignes una temperatura ni una duración universal a todos los barriles, latas o botellas. Si el producto requiere frío, aplica el procedimiento de recepción de tu establecimiento y registra la medición cuando corresponda. Las instrucciones tras la apertura o conexión merecen un campo propio; no se deducen de la fecha del envase cerrado.
Un ejemplo de entrada y rotación
Ejemplo hipotético: recibes 24 latas de 33 cl de una misma referencia. Doce llevan el lote A y consumo preferente 11/2026; las otras doce, lote B y consumo preferente 01/2027. El albarán recoge 24 unidades, pero el registro de recepción tendrá dos líneas para conservar la relación entre cantidad, lote y fecha.
Si ambos grupos cumplen las condiciones de recepción, coloca el de fecha más próxima primero en la secuencia de salida. Esta regla suele llamarse FEFO: primero vence, primero sale. Después de vender ocho latas del lote A, quedarían cuatro de A y doce de B. No hacen falta datos de clientes para este ejemplo de control interno: basta con que el equipo pueda localizar esas existencias.
Cómo cerrar una incidencia sin perder el rastro
Ante una discrepancia comercial, anota las unidades afectadas, el motivo, la fecha de comunicación y la respuesta del proveedor. Mantén una decisión visible: aceptado, separado pendiente de revisión o devuelto. Cuando se resuelva, registra quién la cerró y qué pasó con la mercancía; descontarla del inventario sin explicación borra información útil.
Una sospecha de inseguridad alimentaria requiere actuar conforme al procedimiento de seguridad del establecimiento. La AESAN explica las obligaciones de retirada, información a las autoridades y cooperación de los operadores. Tener lote, cantidades y documentos disponibles ayuda a actuar; una conversación con el distribuidor no sustituye las obligaciones que correspondan.
Una comprobación de escritorio para el equipo
Elige una partida del almacén y pide a otra persona que encuentre su proveedor, albarán, lote y cantidad disponible usando únicamente el registro. Después haz el recorrido inverso: desde un albarán, localiza las unidades que siguen en el establecimiento.
Si para resolverlo necesitas la memoria de quien recibió el pedido, mejora el campo que falta. Puedes integrar esta ficha en la hoja de existencias que ya utilizas y vincular las fotografías a la misma entrada. El objetivo es recuperar una respuesta concreta, no acumular documentos duplicados.
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Entrega | Fecha, proveedor y número de albarán |
| Referencia | Marca, denominación y formato exactos |
| Cantidad | Unidades y volumen por unidad; separar lotes distintos |
| Lote | Código tal como aparece en el envase o documentación |
| Fecha del producto | Tipo de fecha y dato impreso, sin completar información ausente |
| Conservación | Indicaciones del fabricante y comprobación de recepción aplicable |
| Estado | Envases, cierres y etiquetas; fotografía si hay incidencia |
| Ubicación | Cámara, almacén o zona separada; cantidad en cada destino |
| Decisión | Aceptado, pendiente de revisión o devuelto; unidades afectadas |
| Responsable y cierre | Quién recibe, gestión de la incidencia y resolución fechada |
Lista de comprobación
- Pedido, albarán y mercancía coinciden en referencia y cantidad.
- Cada lote y fecha quedan asociados a sus unidades.
- La conservación indicada puede mantenerse en la ubicación asignada.
- Las unidades con incidencias no se mezclan con el stock disponible.
- Otro miembro del equipo puede recuperar el registro y localizar la partida.
Fuentes y referencias
- Unión Europea · Reglamento (CE) 178/2002, artículos 18 y 19 ↗
- AESAN · Preguntas frecuentes: consumo preferente y caducidad ↗
- AESAN · Red de alertas alimentarias: obligaciones y datos del producto ↗
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